Outlook - Hwb

Sut i ddefnyddio Outlook

Gallwch ddod o hyd i wybodaeth am sut i ddefnyddio Outlook ar wefan Microsoft Support.

Gosodiadau Outlook ar Hwb

Mae yna 3 opsiwn tenantiaeth e-bost i ddysgwyr, y gall gweinyddwr Hwb eu defnyddio nawr ar lefel grŵp blwyddyn ysgol drwy'r Porth Rheoli Defnyddwyr.

E-bost anghyfyngedig

Mae'r gosodiad hwn yn caniatáu i ddysgwyr anfon a derbyn negeseuon e-bost gyda phob cyfrif e-bost (y tu mewn a'r tu allan i denantiaeth Hwb, hynny yw yn fyd-eang).

E-bost Cyfyngedig Hwb

Gall dysgwyr ddim ond anfon a derbyn negeseuon e-bost gan ddefnyddwyr eraill @hwbcymru.net yn yr ysgol, o ysgol i ysgol, ar draws awdurdodau lleol a ledled Cymru. 'Tenant caeedig o fewn Hwb' yw'r gosodiad sy'n cael ei argymell ar gyfer pob ysgol uwchradd.

E-bost Cyfyngedig Ysgol

Unwaith y bydd hyn yn cael ei weithredu, bydd dysgwyr eich ysgol ddim ond yn gallu anfon a derbyn negeseuon e-bost gan ddefnyddwyr eraill @hwbcymru.net yn eu hysgol. 'Tenant caeedig o fewn yr ysgol' yw'r gosodiad sy'n cael ei argymell ar gyfer pob ysgol nad yw'n ysgol uwchradd.

Sut i osod opsiynau tenantiaeth ar Hwb

Gall gweinyddwyr Hwb weithredu unrhyw un o'r opsiynau tenantiaeth hyn ar gyfer pob grŵp blwyddyn unigol. Bydd hyn yn effeithio ar gyfrifon dysgwyr yn unig. Bydd cyfrifon staff bob amser yn cael eu gosod i denant e-bost agored.

Mewngofnodi i Hwb a dewis Rheoli defnyddwyr.
Clicio ar Gweinyddiaeth: Gosodiadau e-bost dysgwr.
Dewiswch y botwm ar gyfer pob grŵp blwyddyn nesaf at yr opsiwn tenantiaeth y byddech yn hoffi ei gweithredu ar gyfer y grŵp blwyddyn hwnnw.
Cliciwch ar Diweddaru gosodiadau e-bost dysgwyr.
Ydych chi’n siŵr? Cliciwch i wrthod neu i gadarnhau.

Sut i osod opsiynau tenantiaeth ar gyfer dysgwyr penodol

Gall gweinyddwyr Hwb atal dysgwyr penodol rhag anfon neu dderbyn unrhyw negeseuon e-bost.

Mewngofnodi i Hwb a dewis Rheoli defnyddwyr.
Clicio ar Gweinyddiaeth: Gosodiadau e-bost dysgwr.
Sgrolio i lawr i'r adran 'Rheolaethau unigol dysgwyr' a nodwch enw defnyddiwr Hwb (hynny yw cyfeiriad e-bost) y dysgwr yn y maes 'Rhowch enw defnyddiwr'.
O'r gwymplen, dewis y cyfyngiad priodol yr hoffech ei osod ar y dysgwr, er enghraifft E-bost Anghyfyngedig, E-bost Cyfyngedig Hwb neu E-bost Cyfyngedig Ysgol.
Clicio ar y botwm ‘Gosod gosodiad unigol yr e-bost’.
Ydych chi’n siŵr? Cliciwch i wrthod neu i gadarnhau.
Bydd rhestr o ddysgwyr dan gyfyngiad yn ymddangos gan eich galluogi i reoli'r cyfyngiadau a osodwyd.

Sut i atal dysgwyr rhag anfon negeseuon

Gall gweinyddwyr Hwb atal dysgwyr penodol rhag anfon unrhyw negeseuon e-bost. Nid yw'r gosodiad hwn yn cael unrhyw effaith ar allu’r dysgwyr i dderbyn negeseuon e-bost (yn unol â gosodiadau Outlook yr ysgol).

Mewngofnodi i Hwb a dewis Rheoli defnyddwyr.
Clicio ar Gweinyddiaeth: Gosodiadau e-bost dysgwr.
Sgrolio i lawr i'r adran 'Anfonwyr wedi’u Rhwystro' a nodwch enw defnyddiwr Hwb (hynny yw cyfeiriad e-bost) y dysgwr yn y maes 'Rhowch enw defnyddiwr'.
Clicio ar y botwm ‘Ychwanegu dysgwr at restr anfonwyr sydd wedi’u blocio’
Ydych chi’n siŵr? Cliciwch i wrthod neu i gadarnhau.
Bydd rhestr o’r dysgwyr sydd wedi’u hatal yn ymddangos gan eich galluogi i reoli'r cyfyngiadau a osodwyd.

Bydd y newid yn cael ei weithredu o fewn 24 awr.

Adfer eitemau a ddilewyd

Pan fyddwch yn dileu neges e-bost, cyswllt, eitem galendr neu dasg, mae'n cael ei symud i'r ffolder Dilewyd.

Mewngofnodwch i Hwb ac ewch i ap Outlook yn Microsoft 365.
Cliciwch ar Dilewyd (yn y panel chwith). Rhestrir yr holl eitemau sydd wedi'u dileu.
I adfer neges e-bost, gwnewch un o'r canlynol:

I adfer neges i'ch blwch derbyn: de-gliciwch y neges: Symud: Blwch Derbyn
I adfer neges i ffolder wahanol: de-gliciwch y neges: Symud: Symud i ffolder wahanol: dewiswch leoliad y ffolder: Symud

I adfer mathau eraill o eitemau:

I adfer Cyswllt: de-gliciwch arno: Symud i Cysylltiadau
I adfer digwyddiad Calendr: de-gliciwch arno: Symud i Calendr
I adfer Tasg: de-gliciwch arni: Symud i Tasgau

Blychau post sy'n cael eu rhannu

Mae blwch post sy'n cael ei rannu yn caniatáu i grŵp o ddefnyddwyr weld ac anfon negeseuon e-bost o flwch post cyffredin. Nid oes gan flwch post sy'n cael ei rannu enw defnyddiwr a chyfrinair, felly nid oes modd i ddefnyddwyr fewngofnodi iddo'n uniongyrchol. Rhaid i ddefnyddiwr fewngofnodi i'w flwch post ei hun, yna agor y blwch post sy'n cael ei rannu, gan ddefnyddio'r hawliau Send As. Mewn ysgolion, mae gweinyddwr Hwb yn gallu creu blychau post sy'n cael eu rhannu.

Gellir creu blychau post sy'n cael eu rhannu â'r fformat canlynol: DfESnumber_mailboxname@hwbcymru.net, er enghraifft 6661234_ office@hwbcymru.net.

Mewngofnodi i Hwb a dewis Rheoli defnyddwyr.
Cliciwch ar Gweinyddiaeth: Gweld Blychau Post sy'n cael eu Rhannu. Os oes blychau post sy'n cael eul rhannu'n barod, byddant yn cael eu rhestru yma.
Cliciwch ar Ychwanegu Blwch Post sy'n cael ei Rannu a bydd y neges ganlynol yn ymddangos:
"Mae blwch post sy'n cael ei rannu yn caniatáu i grŵp o ddefnyddwyr weld ac anfon negeseuon e-bost o flwch post cyffredin. Does gan flwch post sy'n cael ei rannu ddim enw defnyddiwr a chyfrinair, felly nid oes modd i ddefnyddwyr fewngofnodi iddo'n uniongyrchol. Rhaid i ddefnyddwyr fewngofnodi i'w blychau post eu hunain, yna agor y blwch post sy'n cael ei rannu gan ddefnyddio'r hawliau 'Anfon Fel'.
Yn y maes Enw'r Blwch Post, rhowch yr enw yr hoffech ei roi i'r blwch post hwn. Cliciwch Ychwanegu +.

Bydd y cyfeiriad e-bost yn ymddangos fel DfESnumber_mailboxname@hwbcymru.net
er enghraifft 6661234_office@hwbcymru.net

Pan fyddwch wedi creu blwch post sy'n cael ei rannu, bydd angen ichi roi mynediad i'r blwch post hwn i ddefnyddwyr perthnasol yn eich ysgol:

cliciwch ar Rheoli Defnyddwyr: Ychwanegu Defnyddiwr at y Blwch Post
chwiliwch am ddefnyddwyr perthnasol yn ôl enw defnyddiwr a'u hychwanegu fesul un

Gall defnyddwyr blwch post a rennir fod yn aelod o staff ysgol neu staff awdurdod lleol sydd â breintiau gweinyddwr Hwb neu weinyddwr ar gyfer yr ysgol honno.

Ychwanegu'r blwch post sy'n cael ei rannu at gleient bwrdd gwaith Outlook

Lansiwch ap Outlook.
Cliciwch ar Ffeil: Gosodiadau'r Cyfrif: Newydd.
Ychwanegwch enw'r blwch post sy'n cael ei rannu yn y maes e-bost example@example.com
Pan ofynnir i chi fewngofnodi, dewiswch fewngofnodi gyda chyfrif gwahanol.
Mewngofnodwch gyda'ch enw defnyddiwr a'ch cyfrinair Hwb, er enghraifft bloggsj@hwbcymru.net
Cliciwch ar Iawn.
Ailgychwynnwch Outlook.

Cuddio enw parth

Drwy guddio enw parth, gall ysgolion brynu enw parth o'u dewis (er enghraifft ysgolgynraddbentref.cymru) a defnyddio hwn i guddio eu negeseuon e-bost @hwbcymru.net. Er enghraifft, byddai bloggsj@hwbcymru.net yn cael ei guddio fel bloggsj@ysgolgynraddbentref.cymru.

Mae 4 opsiwn ar gael i ysgolion mewn perthynas â chuddio enwau parth ar gyfer cyfrifon staff a blychau post a rennir:

enwdefnyddiwrhwb@partheichysgol, er enghraifft, BloggsJ@parthysgol.cymru
enwcyntaf.cyfenw@partheichysgol, er enghraifft, Joe.Bloggs@parthysgol.cymru
llythyrencyntafenw.cyfenw@partheichysgol, er enghraifft, J.Bloggs@parthysgol.cymru
Blychau post a rennir yn unig - dim ond ar gyfer blychau post a rennir, sydd wedi'u creu drwy'r Porth Rheoli Defnyddwyr, y caiff enw parth ei guddio.

Nid oes modd ychwanegu opsiwn cuddio enw parth at gyfrifon dysgwyr.

Sut i wneud cais i guddio enw parth

Cysylltwch â Desg Wasanaeth Hwb:cymorth@hwbcymru.net neu ffoniwch 03000 25 25 25.

Os nad ydych wedi prynu parth eto, bydd y Ddesg Wasanaeth yn eich cyfeirio at wasanaeth cymorth TG eich awdurdod lleol, a wnaiff eich helpu i brynu parth.
Pan fyddwch wedi prynu'r parth, bydd y Ddesg Wasanaeth yn gweithio gyda gwasanaeth cymorth TG eich awdurdod lleol i gymhwyso'r parth hwn i negeseuon e-bost @hwbcymru.net eich ysgol.
Os ydych eisoes wedi prynu parth, bydd y Ddesg Wasanaeth yn eich cynghori ar y newidiadau y bydd angen eu gwneud i'ch Cofnodion MX. Gall y newidiadau hyn gael eu gwneud naill ai gan Reolwr Rhwydwaith yn eich ysgol neu gan yr awdurdod lleol.

Rhestrau Dosbarthu Post

Gellir defnyddio rhestr dosbarthu post i anfon negeseuon e-bost at grŵp o bobl heb orfod rhoi cyfeiriad unigol pob derbynnydd o dan 'At'.

Enghreifftiau o restrau dosbarthu

Gallai pennaeth e-bostio holl aelodau staff yr ysgol.
Gallai pennaeth blwyddyn e-bostio pob disgybl blwyddyn 9 yn yr ysgol.
Gallai gweinyddwr Hwb e-bostio holl weinyddwyr yr ysgol.
Gallai cynrychiolydd awdurdod lleol e-bostio holl lywodraethwyr yr awdurdod.

Gall gweinyddwyr a gweinyddwyr Hwb ysgolion greu rhestrau dosbarthu post yn y porth rheoli defnyddwyr. Gall y gweinyddwyr:

greu rhestr dosbarthu post (o restr sydd wedi'i diffinio ymlaen llaw)
rheoli pwy sy'n berchen ar y rhestr dosbarthu post
rheoli'r rhestr o ddefnyddwyr sydd wedi'u cymeradwyo i anfon negeseuon e-bost at y rhestr dosbarthu post
dileu'r rhestr dosbarthu post

Dylid rhoi ystyriaeth ofalus i bwy sy'n cael caniatâd i anfon negeseuon e-bost at bob rhestr dosbarthu post, oherwydd gallai nifer y derbynwyr fod yn fawr iawn.

Gall y Perchennog neu 'Anfonwyr Cymeradwy' fod yn unrhyw aelod o staff ysgol neu staff awdurdod lleol sydd â breintiau gweinyddwr Hwb ar gyfer yr ysgol honno.

Os oes gan yr ysgol enw parth personol, bydd hwn yn disodli @hwbcymru.net ac ni fydd rhif adnabod yr ysgol yn cael ei ddefnyddio ar y cyfeiriad yma.

Mathau o restrau dosbarthu y gellir eu creu

Gweinyddwyr ysgolion: opsiynau rhestrau dosbarthu

Gall gweinyddwyr Hwb ysgolion greu'r rhestrau dosbarthu post canlynol:

Math o Restr Ysgol	Cyfeiriad E-bost( enghraifft)
Staff yr Ysgol	6771234_School_Staff@hwbcymru.net
Gweinyddwyr Hwb yr Ysgol	6771234_Digital_Champions@hwbcymru.net
Llywodraethwyr Ysgol	6771234_School_Governors@hwbcymru.net
Staff Addysgu'r Ysgol	6771234_Teachers@hwbcymru.net
Cynorthwywyr Addysgu'r Ysgol	6771234_Teaching_Assistants@hwbcymru.net
Gweinyddwyr Swyddfa'r Ysgol	6771234_Office_Administrators@hwbcymru.net
Grŵp Blwyddyn Dysgwyr	6771234_Year_10@hwbcymru.net

Os oes gan yr ysgol enw parth personol, bydd hwn yn disodli @hwbcymru.net ac ni fydd rhif adnabod yr ysgol yn cael ei ddefnyddio ar y cyfeiriad yma.

Gweinyddwyr awdurdodau lleol: dewisiadau rhestr ddosbarthu

Gall gweinyddwyr awdurdodau lleol greu'r rhestrau dosbarthu post canlynol:

Math o Restr Awdurdod Lleol	Cyfeiriad e-bost (enghraifft)
Staff Ysgol yr Awdurdod	LA_School_Staff@hwbcymru.net
Gweinyddwyr Hwb yr Awdurdod	LA_Digital_Champions@hwbcymru.net
Llywodraethwyr yr Awdurdod	LA_Governors@hwbcymru.net
Prifathrawon yr Awdurdod	LA_Headteachers@hwbcymru.net
Athrawon yr Awdurdod	LA_Teachers@hwbcymru.net
Gweinyddwyr Swyddfa'r Awdurdod	LA_Office_Admins@hwbcymru.net
Cynorthwywyr Dysgu yr Awdurdod	LA_Teaching_Assistants@hwbcymru.net

Creu a rheoli rhestrau dosbarthu

Sut i greu rhestr dosbarthu post

Mewngofnodi i Hwb a dewis Rheoli defnyddwyr.
Dewiswch Gweld Rhestrau Dosbarthu Post o'r gwymplen weinyddol.
Cliciwch ar fotwm glas Ychwanegu Rhestr Dosbarthu Post.
Dewiswch y Math o Restr gofynnol o'r gwymplen.
Newidiwch y Perchennog i'r Defnyddiwr Hwb gofynnol (rhif/enw adnabod y ceisydd yw'r perchennog awtomatig).
Cliciwch ar Ychwanegu y Rhestr.
Gwiriwch y manylion a chlicio Cadarnhau (neu ewch yn ôl).

Bydd statws y cais i'w weld ar y sgrin nesaf (Yn aros). Gall gymryd hyd at 24 awr i'r rhestr dosbarthu post fod ar gael i'w defnyddio.

Sut i reoli perchnogion ac anfonwyr cymeradwy ar gyfer rhestr dosbarthu post

Bydd perchennog rhestr ddosbarthu yn cael ei ychwanegu'n awtomatig at restr yr anfonwyr cymeradwy.

Mewngofnodi i Hwb a dewis Rheoli defnyddwyr.
Dewiswch Gweld Rhestrau Dosbarthu Post o'r gwymplen weinyddol.
Cliciwch ar Rheoli nesaf at y Rhestr Dosbarthu Post briodol.

I ddileu anfonwr cymeradwy

Cliciwch ar y groes goch x wrth enw'r defnyddiwr, yna cliciwch ar Iawn.

I ychwanegu anfonwr cymeradwy

Cliciwch ar Ychwanegu.
Teipiwch enw'r defnyddiwr yn llawn neu'n rhannol yn y blwch chwilio, a chliciwch ar Chwilio.
Dwbl-gliciwch ar enw'r defnyddiwr o Canlyniadau Chwilio.

I newid perchennog

Cliciwch ar Newid.
Teipiwch enw'r defnyddiwr yn llawn neu'n rhannol yn y blwch chwilio, a chliciwch ar Chwilio.
Dwbl-gliciwch ar enw'r defnyddiwr o Canlyniadau Chwilio.
Cliciwch ar Diweddaru, yna Iawn.

Bydd statws y cais i'w weld ar y sgrin nesaf (Aros i ddiweddaru).

Gall gymryd hyd at 24 awr i'r gwasanaeth darparu weithredu'r cais ac i'r rhestr dosbarthu post gael ei diwygio.

Sut i ychwanegu anfonwr cymeradwy allanol ar gyfer rhestr dosbarthu post

Mae'r swyddogaeth hon ar gael i restrau dosbarthu awdurdodau lleol yn unig.

Mewngofnodi i Hwb a dewis Rheoli defnyddwyr.
Dewiswch Gweld Rhestrau Dosbarthu Post o'r gwymplen weinyddol.
Cliciwch ar Rheoli nesaf at y Rhestr Dosbarthu Post briodol.
I ychwanegu anfonwr cymeradwy allanol, ticiwch y blwch anfonwr allanol.
Teipiwch gyfeiriad e-bost llawn yr anfonwr allanol yn y blwch a ddarperir a gwasgwch enter.
Ailadroddwch y cam uchod i ychwanegu mwy o anfonwyr allanol cymeradwy.
Cliciwch ar Diweddaru, yna Iawn.

Bydd statws y cais i'w weld ar y sgrin nesaf (Aros i ddiweddaru). Gall gymryd hyd at 24 awr i'r gwasanaeth darparu weithredu'r cais ac i'r rhestr dosbarthu post gael ei diwygio.

Anfon e-bost at restrau dosbarthu

Sut i anfon e-bost at restr dosbarthu post sy'n caniatáu i dderbynwyr ymateb i'r anfonwr

Bydd y dull hwn yn caniatáu i dderbynwyr y neges e-bost ymateb yn ôl i'ch cyfeiriad e-bost, ond bydd yn eu rhwystro rhag ymateb i'r rhestr dosbarthu post gyfan.

Mae hyn yn ddefnyddiol os ydych chi eisiau adborth neu ymateb gan dderbynwyr, neu os yw'r rhestr ddosbarthu yn fach.

Cliciwch ar Neges Newydd (neu E-bost Newydd o'r Bwrdd Gwaith).
Teipiwch gyfeiriad e-bost llawn y Rhestr Dosbarthu Post yn y panel cudd ('Bcc') (neu chwiliwch am y Rhestr Dosbarthu Post yn eich cysylltiadau / rhestr cyfeiriadau).
Teipiwch eich neges a chlicio ar Anfon.

Ar gyfer rhestrau dosbarthu post, argymhellir defnyddio'r panel 'Bcc' yn hytrach na'r panel 'At'. Bydd hyn yn atal y derbynwyr rhag gallu gweld enwau pawb sy'n derbyn y neges.

Sut i anfon e-bost at Restr Dosbarthu Post sy'n atal derbynwyr rhag ymateb i'r anfonwr

Mae'r dull hwn yn defnyddio cyfleuster "anfon ar ran" y rhestr dosbarthu post. Bydd hyn yn rhwystro derbynwyr yr e-bost rhag ymateb yn ôl i'ch cyfeiriad e-bost, ac yn eu rhwystro rhag ymateb i bawb ar y rhestr dosbarthu post.

Mae hyn yn ddefnyddiol ar gyfer rhestrau dosbarthu mawr, oherwydd gallai fflyd o ymatebion i'ch cyfrif e-bost Hwb personol fod yn rhwystredig.

Cliciwch ar Neges Newydd (neu E-bost Newydd o'r Bwrdd Gwaith).
Camau Outlook y we yn unig: cliciwch ar y 3 dot "..." ar y bar offer e-bost wrth ymyl Gwaredu.
Dewiswch Dangos oddi wrth (dylai'r panel Oddi wrth ymddangos uwchben y panel At).
Cliciwch ar Oddi wrth, a dewiswch Cyfeiriad e-bost arall.
Teipiwch gyfeiriad e-bost llawn y Rhestr Dosbarthu Post yn y panel 'Oddi wrth' (neu chwiliwch am y Rhestr Dosbarthu Post yn eich cysylltiadau / rhestr cyfeiriadau).
Teipiwch gyfeiriad e-bost llawn y Rhestr Dosbarthu Post yn y panel cudd ('Bcc') (neu chwiliwch am y Rhestr Dosbarthu Post yn eich cysylltiadau / rhestr cyfeiriadau).
Teipiwch eich neges a chlicio ar Anfon.

Ar gyfer rhestrau dosbarthu post, argymhellir defnyddio'r panel 'Bcc' yn hytrach na'r panel 'At'. Bydd hyn yn atal y derbynwyr rhag gallu gweld enwau pawb sy'n derbyn y neges.

Cydamseru amserlen ysgol

Sut i gydamseru eich amserlen o ddata system gwybodaeth reoli (SIMS) eich ysgol i galendr Outlook Hwb eich defnyddwyr (staff a dysgwyr) neu i galendr Google Hwb

Gall eich gweinyddwr Hwb alluogi hyn drwy'r Porth Rheoli Defnyddwyr.

Unwaith y bydd wedi'i alluogi, bydd hyn yn berthnasol i holl staff a dysgwyr MIS eich ysgol. Bydd digwyddiadau amserlen data eich system gwybodaeth reoli yn cael eu cydamseru am gyfnod treigl o 6 wythnos i staff a 3 wythnos i ddysgwyr. Bydd y digwyddiadau hyn yn cael eu diweddaru bob tro y bydd y gwasanaeth darparu yn rhedeg ar gyfer eich ysgol.

Gall gweinyddwyr Hwb mewn ysgolion uwchradd alluogi hyn ar gyfer eich ysgol; bydd angen iddynt ddilyn y camau hyn.

Mewngofnodwch i Hwb, ewch i'r Porth Rheoli Defnyddwyr a dewiswch Cydamseru Amserlen yn y gwymplen Gweinyddiaeth.
Dewiswch gysoni digwyddiadau amserlen i Galendr Outlook Hwb neu i Galendr Google Hwb.
Dewiswch Gymraeg neu Saesneg fel yr iaith a ffefrir ar gyfer digwyddiadau eich ysgol.
Cliciwch ar Cydamseru.

Ar ôl ei osod, bydd yr amserlen yn cysoni digwyddiadau yng nghalendrau Hwb personol eich staff a'ch dysgwyr y tro nesaf y bydd y cleient darparu yn rhedeg ar gyfer eich ysgol.

Ar ôl ei ffurfweddu, cysylltwch â cymorth@hwbcymru.net os bydd angen ichi newid unrhyw un o'r gosodiadau hyn.