Efelychiad gwe­rwydo ar gyfer systemau e­bost a reolir gan Hwb

Mae'r arfer pwysig hwn yn gwella gwyliadwriaeth rhag negeseuon e-bost maleisus ac yn helpu i amddiffyn eich:

• cyfrifon
• dyfeisiau
• ffeiliau 
• cynhyrchiant

Mae cynnal efelychiadau gwe-rwydo:

• yn atgyfnerthu arferion seiberddiogelwch da ac yn adeiladu gwydnwch yn eich ysgol
• yn sicrhau bod staff yn gallu adnabod ac ymateb i negeseuon e-bost amheus neu annisgwyl
• yn darparu canlyniadau mesuradwy trwy adroddiadau manwl

Sut mae'n gweithio

Mae gan bob cyfrif Hwb fynediad at e-bost trwy Microsoft Exchange Online. Mae'r hawl hon yn cynnwys defnyddio modiwl efelychu ymosodiad gwe-rwydo. Gallwn anfon e-bost 'amheus' yn ddiogel i'r holl staff. Yna gallwn roi gwybod am weithredoedd y staff (fel 'darllen', 'clicio', 'dileu' neu 'roi gwybod') heb achosi rhybuddion yn ein systemau mewnol. Mae defnyddwyr sy’n clicio ar y ddolen gwe-rwydo yn yr e-bost yn cyrraedd tudalen hyfforddiant gwe-rwydo ar Hwb.

Mae hwn yn wasanaeth mewnol ar gyfer blychau post a reolir gan Hwb yn unig. Ni ellir ei ddefnyddio gyda systemau e-bost sy’n cael eu lletya’n allanol.

Gofyn am efelychiad gwe-rwydo

Dylai ysgolion sydd â diddordeb gysylltu â'u hawdurdod lleol i drefnu cais.

Yna dylai rheolwr data’r awdurdod lleol ofyn am efelychiad a’i awdurdodi ar ran pob ysgol.

Dylid gwneud y cais drwy ddesg gymorth Hwb, gan roi:

• enwau’r ysgolion a rhifau'r Adran Addysg a Sgiliau (DfES)
• y rhai y dylid anfon y neges atyn nhw (naill ai staff sydd ar y system MIS yn unig neu staff sydd ar y system MIS a’r llywodraethwyr)
• dyddiad dechrau'r efelychiad
• hyd yr efelychiad (2 wythnos fel arfer, ac ar ôl ei gwblhau bydd yr holl ddolenni gwe a monitro yn dod i stop)
• cadarnhad bod yr ysgol yn defnyddio e-bost a reolir gan Hwb yn unig
• disgrifiad o'r math delfrydol o e-bost gwe-rwydo (dewisol)

Gan ddibynnu ar yr adnoddau sydd ar gael, byddwn yn gweithio gyda chi i ddarparu’r templed sy'n gweddu orau i'ch disgrifiad. Gall hyn gynnwys personoli, er enghraifft cynnwys enwau cyntaf staff yng nghorff yr e-bost.

Pan fydd efelychiad yn cael ei lansio, bydd pob derbynnydd yn cael yr e-bost ar yr un pryd. Nid oes unrhyw ffordd o’i anfon yn raddol. 

Metrigau adrodd

Mae'r adroddiad dienw yn cynnwys nifer y defnyddwyr sydd:

• wedi clicio ar y ddolen yn y neges (defnyddiwr sydd wedi'i gyfaddawdu)
• wedi rhoi gwybod am y neges
• wedi darllen y neges
• wedi dileu'r neges
• wedi ateb y neges
• wedi gyrru’r neges ymlaen
• allan o'r swyddfa pan gyrhaeddodd yr e-bost

Nid ydym yn rhannu data adnabyddadwy yn yr adroddiad ac mae pob adroddiad yn cynnwys data cyfanredol yn unig.

Mynediad i reoli efelychiadau o ymosodiad

Ni ellir neilltuo'r nodwedd hon i ddefnyddwyr unigol ar gyfer ysgolion penodol. Felly mae'n wasanaeth a reolir gan Hwb, lle gallwn greu efelychiad ar eich rhan ac anfon y canlyniadau atoch, os gofynnwch inni wneud hyn.